以前、無料進呈のワークシートと年間スケジュールをお送りしたところ「もう少しわかりやすいスケジュールの立て方を教えてほしい」とのご意見をいただいたので、どんな感じがわかりやすいかなと考えていました。

ちょうど花屋の最大イベント、母の日が近いので年間スケジュールとともに利用の仕方をご案内すればタイムリーかなと。

年間スケジュールの立て方は共通して使えますが、利用の仕方の内容はパルテールで実際に使っている内容ですのでお店の形態や販売方法によって臨機応変に変えていただければと思います。

まず第一にやることは

年間スケジュールの基本は時間軸を作ることです。

１．大きなイベントを書き出す

２．日付を入れる

３．イベントの告知日を記入する

４．イベントの準備日を記入する

「イベント・告知・準備」この３つのスケジュールが決まれば、それに合わせて細かく決めていけばいいわけです。

私は図表に関してアナログ派なので手描きになってしまうのですが、エクセルなど得意な方はそちらで作成してくださいね。

上図は昨年末に作ったパルテールの年間スケジュールです。

現在実店舗ではなくネットショップのみなので、告知の部分はイベントページでの反映期間、準備はそれに掲載する商品企画作成、撮影とページ作成の期間になっています。

実店舗でしたら、告知の部分は店頭ディスプレイだったり、準備は商品企画やＤＭやチラシ作成になりますね。

うちでは大きなイベントだけでイベントページを作成しているのですが、もっとたくさん、たとえば「いい夫婦の日」とか「ウェディングスペシャル」とか中小規模のイベントを間に入れても大丈夫です。

ポイントは必ず日付を記入することです。

これ一枚で大体の年間計画が頭に入るようにします。

たとえば母の日イベント

ちょうど母の日前なので、現在パルテールで使用している計画表をもとに年間スケジュールを実際にどうやって使っているのかをご案内しますね。

イベントが決まって、告知期間、準備期間が決まったら具体的な行動に移ります。

まずやるべきことは商品企画です。

今年の母の日はどんな商品を目玉にしようかなということですね。

毎年同じ感じでやってるし、商品企画なんて必要ない。。と思っているかもしれませんが、ひとつでも目玉商品として毎年違った母の日限定商品を企画してみることをおススメします。

毎年違った商品が出ると思うと、毎年届くＤＭも楽しみにしてくれるかもしれません。
店頭もメリハリが出しやすいかもしれません。

実際にはオーソドックスな従来の商品のオーダーが数多く入るのですが、イベント時はできれば毎年違った目玉商品を作ると新鮮ですよ。

商品企画→商品作成→商品撮影→ＤＭ、チラシ作成またはイベントページ作成

と、この順番に進んでいきます。

年間スケジュールにも入っていますね。

大事な資材チェック表

商品企画ができて、今年は何をいくつ販売するかという数出したらいよいよ具体的な準備に入ります。

資材の一覧表を作って、必要な数、発注日、納品日を記入していきましょう。

これをしっかりやっておかないと、特に母の日のような大きなイベント時は直前に資材がなくなってしまうと最悪の状態に。
めいっぱい忙しい時に足りないものが出てくると慌てるし焦るしで、ミスやトラブルを招きかねません。
ここはしっかりと一覧表を作成してくださいね。

アナログでスミマセン＾＾；

必ず使う資材はだいたい決まっているので全部書き出します。
あとから気づくものもあるので随時書き足してもＯＫです。

それぞれの資材の数が出たら、発注日と納品日を記入していきます。
かさばるものがあるので何回かに分けて納品する場合は、その都度数とともに記入します。

資材準備はなるべく早く済ませたいのですが、置き場所に困ることと先にお金がかかることが悩みの種。
予算として4月は資材の費用をその分多めに考えておくべきですね。

資材のリストアップと発注、納品のめどが立ったらこんどは作業スケジュールを立てていきます。

作業スケジュールはカレンダー形式にします。

上図は3月9日から5月26日までが一目でわかるようになっています。
半端な日付のようですが、母の日のためのスケジュールなのでこれがいいのです。

早い時期にはかさばらないものの準備をしていきます。
母の日が近づいてきたら、段ボールの組み立てなど場所をとるものを一気にやってしまいます。
その頃になると、つくってもつくってもどんどん使っていくのでたくさん作っておいてもそれ以上かさばることはなくなるので。

これは、父の日や敬老の日などほかのイベントのときも、準備に入る日その日からそのイベントが終了する日まで、一目で作業がわかるようにカレンダーを作ります。

書き加えたり変更したりしてもかまわないので、とにかくまずどんどん作業を入れていきましょう。

備えあれば患いなし

年間スケジュールで一年の動きをイメージすれば、前もって何をすべきかを明らかにすることができます。

こうしなくてはならないという厳密なものでは決してありませんので、自店の販売方法や客層に合わせていろいろ変えてみてください。

大事なのは、

１．一年間のイベントイメージを作ること

２．商品企画・数だしをすること

３．資材の一覧表・チェックリストを作って発注納品を管理すること

４．作業スケジュールをそのイベントの始まりから終了まででつくること

５．イベント直近は作成、販売に集中すること

ですね。

こうして年間スケジュールを立てることによって、前倒しに段取りがたって準備が進めば資材の不足によるミスやトラブルはなくなるし、作成や販売に集中できるので顧客満足度アップも期待できます。

まさに備えあれば患いなし。

今回はちょうど母の日前ということもあって、母の日を例に挙げましたがほかのイベントも全く同じ方法でできます。
それぞれのイベントに合わせて、そしてみなさんのお店に合わせて、ぜひ活用してみてくださいね。

花屋にとっての最大イベント母の日、ともに頑張りましょう～～～～♪

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