2017/02/200 Shares

行事やイベント時のトラブル・ミスを無くすには~準備と段取りが大きな分かれ目~

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集中する繁忙期に利益をあげるコツ

花屋の売り上げは1年の行事やイベントに直結していることが多いです。

たとえば母の日。

母の日は花屋にとって一年間でもっとも山を作ることができる超ビッグイベント。

ほかにも夏のお盆や春秋のお彼岸、クリスマス・お正月・卒業式など、花の需要が高まる行事やイベントはいくつもあります。

しかし年に数度需要が集中して売り上げが増えたからといって、「比例して利益も上がるか」というとけっしてそううまくいかないのが現状。

売り上げが上がっても思わぬトラブルやミスが多発してその対応に時間やお金がかかるとなると、結局は損失のほうが大きくなるということだって可能性も十分あります。

普段の何倍もの需要があるイベント時は新規集客のチャンス。

上手にいかして普段の販売にもつなげていきたいですね。

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繁忙期の準備は半年前から

たとえば母の日の準備っていつごろから取り掛かりますか?

『5月の第2日曜なので4月から取り掛かれば充分かな』と思っている店は多いかも。

4月にDMを作って顧客リストのお客さまに案内を出して、店頭にどのくらい花を仕込むかイメージして、仕入れの予算と計画を立てて、資材が足りないようにこちらも仕入れて、とかいろいろなことは大体1ヶ月でできちゃう。

しかし、資材が足りなくなったり、あわてることが多くて配送を間違えてしまったり、来店注文のお客さまの対応があせったような形になってしまったり、結局ベストな状態で母の日を終えたという実感がないというのも現実では。

では、どうすれば達成感も利益もある形にできるのでしょうか。

実際に母の日の売り上げが年間売り上げの半分を占めるギフト専門店は、1年前から仕込んでいるといってました。

今年の母の日が終わったらすぐに来年の母の日の準備に取り掛かるってことですね。

そこまで極端ではないとしてもやはりできれば半年前、遅くても3ヶ月前には準備にかかりたい。

準備をするということは、そのイベントの売り上げイメージを作るということなのでもっとも肝心かつ必要な作業なのです。

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「備えあれば憂いなし」ってことだね。
たしかにぶっつけ本番的に販売するとあわてることが多いね。

 

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準備不足がもたらすミスとロス

母の日に限らず、とても忙しい時期や集中して受注が入る季節などに限って「やらかしちゃった」という経験はありませんか?

やらかしちゃったこととそのロスをざっと考えてみました。

*受注伝票がなくなった
→探す時間がロス
ないときは再度お客さまに確認するための時間と感情のロス

*送り先を間違えた
→間違えて送った商品を戻す作業とそれにかかる費用のロス
お届け先とご依頼主への謝罪とお詫びの商品のロス
お客さまに満足いただけなかったロスはプライスレス

*接客が焦り気味になってしまった
→初めてのお客さまだと次回来店は見込めないかも
ちゃんと接客を受けられない、できない、というお互いの感情的なストレス

*かごなど資材が不足した
→予約は受けているのに商品が作れないというストレス
どうにか作れたとしても精神的、時間的なロスが大きい

*仕入れの花が少なすぎた、または多すぎて残った
→少なすぎた場合はチャンスロス
多すぎた場合は廃棄費用がかさむ

*店頭に商品を充分並べることができなかった
→すぐに買える商品がたくさんあるのとないのとでは売り上げに差が出る

*スタッフのシフトをうまく組めなかった
→いちばん忙しい日や時間帯に販売ができないというチャンスロス
長時間作業せざるを得ない肉体的、精神的ストレス

などなど、ちょっとしたミスだったりスムーズに流れなかったりするだけで生じるロスってたくさんあります。

しかも、それがいくつも重なるとイベントが終わったときにはかなりダメージを受けているはず。

普段は絶対ありえないようなミスが起こってトラブルになり、その結果時間とお金のロスになってしまった、、なんてことはたぶんどの店でも経験していることかと思いますが、普段はありえないようなことだからこそ、準備をしっかりしておけば繁忙期でも普段と同じようにうまく販売していくことは可能なのです。

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結構準備したはずなのに、商品を作っているうちに
資材がなくなってあわてたことがあるわ~。
急いで調達したけど割高になっちゃった。

早い準備のメリット

店頭販売が中心の花屋さんにしてみたら、「母の日の準備を半年前になんてありえないしできないよ」って思うかもしれません。

たしかに母の日の半年前はクリスマスやお正月の繁忙期。

販売に忙しい時期にまだ半年も先のイベントのイメージなんてわかないし、考えているひまもないですね。

もちろんそんなときは年明けてからでもいいのですが、やはり3ヶ月以上前にはイベントの成功イメージを描きたい。

成功イメージに沿って仕入れやスタッフや資材や商品企画を組み立てていくとかなり結果が違ってきます。

成功イメージというのは要するに、そのイベントでいくら売り上げを上げるかという目標みたいなものです。

それが金額という数字だけではなく、終わった後の満足感や達成感もすべて含めた成功イメージを描きます。

先ほどあげたミスによるトラブルやロスなどは、時間的な余裕や前もっての準備やしっかりした段取りができていれば限りなくゼロに近づけることが可能です。

目標売り上げとともに店にとってもお客様にとっても満足な形で終わることができれば、ロスという金銭的時間的感情的肉体的損失がなくてすむと同時に、新規集客からリピーターへのきっかけになるチャンスをゲットすることにもなる。

3ヶ月以上前からの早目の準備をするだけでその結果は天と地ほどの違いが出てくるわけです。

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前もって数だしをして計画を立てて仕入れをすると、
当日の流れがずいぶんスムーズだったよ!
しかも前年より売り上げも利益も上がっていたんだ

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準備すべきこと

とはいえ、何をどうすればいいのかわからないという方も多いかもしれませんので基本的な流れをご案内します。

1.目標売り上げを決める

2.商品アイテムを決める

3.目標売り上げに沿って商品ごとの販売数を決める

4.イベント販売期間を設定する

5.販売期間それぞれの日程の売り上げを決める

6.販売期間中のスタッフ人数を決める

7.商品作成スケジュールを決める

8.資材調達スケジュールを決める

9.仕入れスケジュールを決める

10.DMやメルマガを作成する

11.DMやメルマガを届けるスケジュールを決める

12.担当を決める

などなど、まだまだ挙げればたくさんありますが、要するに目標を決めてそれに沿った内容に合わせて必要なものを数だしするということです。

数が出せたらいつそれを調達し、商品をいつ作成していくのか、DMやメルマガなどのご案内はいつ出せばいいのか、などを具体的にカレンダーに記入していきます。

ここまでできればかなり気持ち的にも余裕が出てきます。

ぶっつけ本番でたまたま来てくれたお客さまにあわてて作ったものを販売するよりも、ちゃんと商品を予め作っておいて選んでもらって販売するのとでは接客態度も違ってきますし、前もってどのような流れで販売していくかがイメージできているのって安心ですよね。

なによりも、店側の充分な準備の結果お客様の満足度が上がるということが嬉しい。

誰だってあわてたりあせったりしている店でばたばたと買うよりも、自分のペースで商品を選んだり頼んだりできる店で買うほうが同じ「花」でもついてくる気持ちが違ってくるのでは。

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準備ってイメージトレーニングにもなるわね。
ミスやトラブルがないことがお客様満足の最たるものよね。

まとめ

*イベントは3ヶ月~6ヶ月の準備期間画必要

*ロスは金銭的にも精神的にもマイナスになる

*準備万端で満足感と達成感を味わおう

*そのイベントの成功イメージを描こう

*ミスとロスがなければ自然と利益につながる

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